Совещания – неотъемлемая часть корпоративной культуры, но они могут стать значительным источником затрат и снижения продуктивности. Часто компании теряют деньги на совещаниях, которые не приносят ощутимых результатов. Рассмотрим основные сложности, связанные с проведением совещаний, и способы их минимизации.
- Одним из главных ресурсов, затрачиваемых на совещания, является время сотрудников. Например, исследование, проведенное компанией Atlassian, показало, что средний сотрудник тратит около 31 часа в месяц на бессмысленные совещания. Это время могло бы быть использовано для выполнения задач, напрямую связанных с производственными процессами.
- Частые совещания прерывают рабочий процесс и требуют от сотрудников переключения между задачами. Исследование, проведенное Университетом Калифорнии, показало, что после прерывания на совещание сотруднику требуется около 23 минут, чтобы полностью вернуться к своей первоначальной задаче. Эти перерывы могут серьезно снижать общую производительность.
- Организация совещаний также требует значительных логистических и технических ресурсов. Компании тратят средства на аренду помещений, оборудование для видеоконференций и другие ресурсы. Согласно исследованию, проведенному компанией Clarizen, 46% сотрудников считают, что большая часть совещаний могла бы быть заменена на электронную переписку или использование специализированных платформ для совместной работы. Например, компания IBM в 2009 году сэкономила около $100 млн, переведя большую часть своих сотрудников на удаленную работу и минимизировав количество командировок.
- Частые и длительные совещания могут приводить к эмоциональному выгоранию сотрудников. Исследование, проведенное Gallup, показало, что сотрудники, участвующие в бесконечных совещаниях, испытывают больше стресса и менее удовлетворены своей работой.
Но даже зная информацию про эти исследования, почему компании продолжают тратить столько времени на встречи?
Здесь может быть несколько причин, мне видится эта картина так:
- Отсутствие чёткой коммуникации. В условиях недостаточной коммуникации сотрудники могут чувствовать необходимость проводить больше встреч для уточнения деталей и координации действий. А это «проще всего сделать», когда мы все вместе собрались.
- Культура компании. В некоторых компаниях совещания воспринимаются как обязательный атрибут успешной работы. Это может быть связано с исторически сложившимися практиками или ожиданиями руководства, особенно в достаточно консервативных отраслях. Например, на моей практике в одной компании такие еженедельные планерки проходили по 2–2,5 часа пока зачитывали все результаты. А иные способы коммуникации сводились к общению строго по электронной почте.
- Неэффективное управление проектами. Отсутствие коммуникационного плана, четких процессов и инструментов для управления проектами может приводить к частым встречам для решения возникающих вопросов и проблем. Не уделив достаточно внимания плану на начальной стадии, команды пытаются компенсировать это встречами.
- Низкий уровень доверия. В условиях, когда проблемы с доверием между сотрудниками и руководством, то частые совещания могут служить способом контроля и отчетности.
- Сложные организационные структуры. В компаниях с многослойными структурами и большим числом подразделений часто требуется больше встреч для согласования действий и принятия решений. А такая структура, помноженная на размытие ответственности и неготовность забирать на себя «лишнее» приводит к тому, что на таких совещаниях можно провести очень много времени.
Конечно, есть несколько вариантов минимизации затрат и повышения эффективности таких встреч. Одним из таких способов является оптимизация расписания и технологий.
Компании могут сократить количество и длительность встреч, проводя их только при наличии четкой повестки и конкретных целей. Кроме того, пандемия помогла нам осознать, что использование технологий для видеоконференций и совместной работы позволяет снизить затраты на аренду помещений, командировки и экономии времени на сборе всех в каком-то одном помещении.
Второй способ — обучение. Вера в то, что сотрудники должны как-то самостоятельно дойти до оптимального продуктивного и эффективного совещания хоть и не озвучивается вслух, но остается актуальной. При этом, примеров внутри компании может и не быть, тогда и новым практикам возникнуть неоткуда.
Здесь на помощь и приходит обучение. Обучение проведения встреч, фасилитации групповых обсуждений, инструментам управления проектами, целеполаганию и декомпозиции — вот неполный перечень того, что может быть полезно для управленцев и кандидатам на эту роль.
Компании могут сократить количество и длительность встреч, проводя их только при наличии четкой повестки и конкретных целей. Кроме того, пандемия помогла нам осознать, что использование технологий для видеоконференций и совместной работы позволяет снизить затраты на аренду помещений, командировки и экономии времени на сборе всех в каком-то одном помещении.
Второй способ — обучение. Вера в то, что сотрудники должны как-то самостоятельно дойти до оптимального продуктивного и эффективного совещания хоть и не озвучивается вслух, но остается актуальной. При этом, примеров внутри компании может и не быть, тогда и новым практикам возникнуть неоткуда.
Здесь на помощь и приходит обучение. Обучение проведения встреч, фасилитации групповых обсуждений, инструментам управления проектами, целеполаганию и декомпозиции — вот неполный перечень того, что может быть полезно для управленцев и кандидатам на эту роль.
В заключении хочется сказать, что не стоит излишне демонизировать совещания. Каждый инструмент хорош там, где его необходимо использовать. Совещания могут быть полезными инструментами для координации и принятия решений, но они также могут стать источником значительных затрат. Оптимизация процессов, использование современных технологий и обучение сотрудников – ключевые шаги к тому, чтобы совещания приносили реальную пользу, а не становились препятствием на пути к эффективности и успеху компании.
Думай и Действуй!
